Jak przechowywać dokumenty w magazynie?

Prowadzenie własnego biznesu zawsze wiąże się z tym, że w ciągu kilku lat działalności pojawiają się sterty dokumentów, które trzeba archiwizować. Mimo wdrażania procesów digitalizacji dokumentacji firmowej wciąż jest wiele papierów, które trzeba przechowywać w fizycznej formie. Poznaj zasady przechowywania dokumentów w magazynie i dowiedz się, jak zorganizować funkcjonalną przestrzeń do gromadzenia firmowej dokumentacji.

Zasady przechowywania dokumentów w magazynie – co mówią przepisy?

Zgodnie z aktualnymi przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentów w magazynie lub archiwum okres składowania wynosi 5 lat. W tym czasie cała firmowa dokumentacja musi być przechowywana w bezpiecznym miejscu tak, aby miały do niej dostęp wyłącznie osoby uprawnione. O jakich dokumentach mowa, jeśli chodzi o 5-letni okres archiwizacji? Chodzi głównie o takie pisma, jak:

• faktury,
• deklaracje podatkowe,
• paragony,
• raporty kasowe,
• dokumenty korygujące,
• potwierdzenia płatności składek,
• i wiele innych…

Praktycznie wszystko to, co związane z firmowymi finansami i podatkami wymaga 5-letniej archiwizacji. Tak długi okres przechowywania bez wdrożenia procesów digitalizacji dokumentacji firmowej przekłada się na konieczność zorganizowania odpowiednio dużej i bezpiecznej przestrzeni do przechowywania dokumentacji.

Przechowywanie dokumentów magazynowych i firmowych – jak to zrobić?

Aby bezpiecznie składować firmowe dokumenty w przestrzeni magazynowej, konieczne jest wyznaczenie miejsca na regałach, gdzie zostaną umieszczone dokumenty. Warto też ustalić odgórne zasady przechowywania dokumentów w magazynie, aby uniknąć sytuacji, w której mogłoby dojść do naruszenia zasad bezpieczeństwa poufnych danych zgromadzonych przez przedsiębiorstwo.

Kilka kroków, które dzieli Cię od bezpiecznego składowania dokumentacji w magazynie to:

1. Stworzenie planu organizacji przestrzeni do przechowywania.
2. Segregacja dokumentów z podziałem na kategorie tematyczne.
3. Umieszczenie pism i pozostałej dokumentacji w szczelnie zamkniętych opakowaniach.
4. Ułożenie pudełek i kuwet z dokumentacją na regałach magazynowych.
5. Opisanie regałów, aby odnajdywanie dokumentów było łatwiejsze.

Jak zatem powinno odbywać się przechowywanie dokumentów w magazynie? Odpowiednie zaplanowanie przestrzeni to podstawa. Warto więc dowiedzieć się wszystkiego o pojemnikach magazynowych. Po rozpoznaniu popularnych typów pudełek do przechowywania będziesz w stanie wybrać najkorzystniejsze rozwiązania do swojego magazynu.

Wyposażenie magazynu e-commerce a przechowywanie dokumentów magazynowych

Osoba odpowiedzialna za organizację przestrzeni w magazynie powinna doskonale wiedzieć, jak wyposażyć magazyn. E-commerce to branża, gdzie generuje się ogromne ilości dokumentacji, np. faktur sprzedażowych i potwierdzenia wygenerowania listów przewozowych do paczek wraz z raportami nadania. W celu zorganizowania przestrzeni tak, aby przechowywanie dokumentów w magazynie było wygodne i bezpieczne, warto zainwestować w takie wyposażenie, jak:

• kuwety i pudełka magazynowe,
• segregatory na dokumenty,
• koszulki i teczki,
• pudła i kartony archiwizacyjne.

Oczywiście do celów archiwizacyjnych warto też wykorzystać kartony i pudełka w formacie A4, a także pudełka kartonowe z tektury falistej 3-warstwowej. Zamykają firmową dokumentację w takich opakowaniach, zyskujesz pewność, że pisma nie ulegną uszkodzeniu, a ich przechowywanie w magazynie będzie wygodniejsze i łatwiejsze.

Aby przechowywanie dokumentów nie stanowiło żadnego problemu, warto też zaopatrzyć swój magazyn w regały magazynowe oraz wózki platformowe, na których można wygodnie przewieźć nawet większą stertę dokumentacji przeznaczonej do czasowej archiwizacji w magazynie.

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów w magazynie – czy to bezpieczne?

Inwestując w sprawdzone wyposażenie magazynu, a także akcesoria, które ułatwiają organizowanie przestrzeni w magazynie, bez problemu i żadnego ryzyka można przechowywać firmową dokumentację – nawet przez wymagane prawnie 5 lat.

Jeśli chcesz mieć pewność, że przestrzeń magazynowa nie zostanie zaburzona przez gromadzone dokumenty, koniecznie poznaj porady, jak utrzymać porządek w magazynie. Dzięki temu wdrożysz odpowiednie działania oraz zainwestujesz w wyposażenie magazynu, które ułatwi utrzymywanie porządku nawet przy sporych ilościach dokumentacji przekazanej do magazynowania.

Nie trzeba więc obawiać się o bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów w magazynie. Wystarczy wydzielić jeden lub kilka regałów, które zostaną zagospodarowane jako archiwum dokumentów, a także dokładnie opisać poszczególne półki i kartony.

Czy przechowywanie dokumentów w magazynie to dobry pomysł?

Adaptacja części magazynu na archiwum dla firmowych dokumentów to dobry sposób, aby ograniczyć wydatki związane z koniecznością wynajęcia pomieszczenia na archiwum firmowe. Wystarczy zainwestować jednorazowo w etykiety, zawieszki i przywieszki oznaczeniowe, taśmy magnetyczne oraz metkownice. 

Takie akcesoria w połączeniu z dobrze rozplanowanym rozmieszczeniem regałów oraz wytrzymałymi pojemnikami z tworzyw sztucznych lub tektury falistej to szansa na efektywne przygotowanie przestrzeni do wieloletniego gromadzenia firmowej dokumentacji – bezpiecznie, tanio i z możliwością szybkiego odnalezienia zarchiwizowanych pism.