Jak przygotować etykiety na paczki?

Szkolenia odnośnie do tego, jak tworzyć etykiety wysyłkowe powinny być realizowane w każdej firmie realizującej wysyłkę towarów. To proste procedury, które ograniczają się do znajomości oprogramowania komputerowego oraz obsługi drukarki. Warto poznać kilka wskazówek, jak przygotować etykiety na paczki. Wdrożenie w firmie nowoczesnych rozwiązań technologicznych do drukowania etykiet przyspiesza proces wysyłki towarów.

Table of Contents

Czym jest etykieta kurierska?

Etykieta kurierska to inaczej list przewozowy. Stanowi podstawowy dokument identyfikacyjny dla przesyłek krajowych i międzynarodowych. Na każdej paczce wysyłanej za pośrednictwem firmy kurierskiej powinna znajdować się odpowiednio przygotowana etykieta. Na ogół listy przewozowe pełnią trzy podstawowe funkcje:

Informacyjna – dokument to zbiór informacji o nadawcy i odbiorcy przesyłki, cechach szczególnych, np. waga paczki oraz szczegółach dotyczących transportu przesyłki, np. specjalne wymogi temperaturowe.
Dowodowa – dobrze przygotowane listy przewozowe przyklejone do paczek ułatwiają ich identyfikację na magazynach przeładunkowych. Etykieta kurierska jest także niezbędnym dokumentem do przyjęcia paczki przez kuriera lub magazyniera.
Legitymacyjna – etykieta kurierska na paczce to niezbędny dokument uprawniający do wydania paczki do doręczenia oraz przekazania jej w ręce odbiorcy.

Co zrobić, aby mieć pewność, że utworzona etykieta przewozowa nie odklei się z paczki lub nie ulegnie uszkodzeniu? Wystarczy zainwestować w profesjonalne materiały operacyjne, jak np. etykiety samoprzylepne RAJA do drukarek termicznych. To dobre rozwiązanie przyspieszające drukowanie listów przewozowych, a także ich przyklejanie na paczki.

Jak tworzyć etykiety wysyłkowe? Krok po kroku

Aby tworzyć etykiety wysyłkowe, wystarczy mieć podpisaną umowę długoterminową z wybraną firmą kurierską lub korzystać z usług zewnętrznego operatora wysyłkowego. Procedury związane z tworzeniem etykiet wysyłkowych na paczki nie są skomplikowane. Dzielimy je na kilka etapów:

Logowanie do serwisu wysyłkowego – najczęściej przez przeglądarkę internetową lub wewnętrzny system logistyczny firmy.
Wprowadzenie danych nadawcy i odbiorcy: nazwa firmy, imię i nazwisko osoby kontaktowej, dokładny adres, numer telefonu, adres e-mail. Realizowanie stałych zleceń przez portal wysyłkowy nie wymaga każdorazowego wprowadzania informacji o nadawcy. Zostaną automatycznie zaciągnięte do listu przewozowego przez system informatyczny.
Ustalenie gabarytów i wagi paczki. To ważne w przypadku usług zewnętrznego operatora kurierskiego. Umowa z jedną firmą przewozową w ramach odbioru przesyłek nie wymaga podawania dokładnych danych paczki – wystarczy, że przesyłka mieści się w normach ustalonych umownie z przewoźnikiem.
Wybór najkorzystniejszej oferty przewozowej – ten krok dotyczy tylko współpracy z zewnętrznym operatorem, który przedstawia najkorzystniejsze opcje transportu przesyłek od kilku firm kurierskich.
Wygenerowanie etykiety przewozowej. Standardowo listy przewozowe są generowane w formacie PDF przygotowanym do druku.
Wydruk etykiety kurierskiej. Firmy przewozowe ujednoliciły kwestie rozmiaru etykiet do standardu wynoszącego 100 × 150 mm. Dzięki temu można drukować listy przewozowe na profesjonalnych drukarkach termicznych lub termotransferowych. To znacznie skraca czas drukowania etykiet, a dodatkowo umożliwia nadrukowanie listu na samoprzylepnym papierze.

Procedury związane z tworzeniem etykiet wysyłkowych nie są skomplikowane. Większość firm kurierskich ma podobny sposób generowania listów przewozowych. Mimo to osoby odpowiedzialne za zarządzanie logistyką w firmie powinny przejść kompleksowe szkolenia z zakresu generowania i drukowania listów transportowych.

Tworzenie etykiet kurierskich – metody automatyzacji i optymalizacji procesów

Oprócz znajomości procedur, jak przygotować etykiety na paczki, warto też poznać sposoby optymalizacji procesu sprzedażowego i wysyłkowego w branży e-commerce. Proces logistyczny to kilka czynności: kompletacja towaru na magazynie, pakowanie, wypisanie listu przewozowego oraz oznakowanie paczki. Ręcznie wypisywane listy przewozowe to już przeszłość. Systemy informatyczne oraz dedykowane oprogramowanie dla firm e-commerce ogranicza formalności związane z generowaniem nowych paczek do minimum.

Wdrożenie nowoczesnego systemu logistycznego w firmie to pierwszy krok w stronę optymalizacji czasu wysyłki towarów. Z użyciem dedykowanych systemów proces generowania listów przewozowych jest praktycznie bezobsługowy. Wpłynięcie zamówienia do sklepu internetowego powoduje automatyczne przekazanie informacji do pracownika magazynu. Po skompletowaniu towaru i zamknięciu paczki następuje wygenerowanie listu przewozowego – nawet jednym kliknięciem. To możliwe za sprawą pobierania danych klienta z bazy danych i wprowadzenia ich wprost do danych transportowych paczki.

Więcej na ten temat można przeczytać na blogu: Jak zoptymalizować fulfillment w e-commerce? To zbiór ciekawych sposobów na przyśpieszenie procesu wysyłki paczek, a w tym generowania listów przewozowych dla firm kurierskich.

Odpowiednia organizacja pracy na magazynie to nie tylko utrzymanie porządku i inwestycja w nowoczesne rozwiązania technologiczne. Warto zadbać o szybkość generowania i drukowania listów przewozowych. To szczególnie ważne w dużych firmach handlowych, które realizują wysyłkę towarów za pośrednictwem firm kurierskich. Im szybciej wygenerowana etykieta i oznakowana paczka, tym większa szansa, że przesyłka zostanie wysłana jeszcze w ten sam dzień.

Jak poprawnie przykleić etykietę kurierską na paczce?

Firma e-commerce jako nadawca jest zobowiązana do poprawnego oznakowania przesyłki. Po wygenerowaniu listu przewozowego oraz wydrukowaniu, np. na papierze termicznym samoprzylepnym, wystarczy nakleić list na powierzchni kartonu. Wyróżniamy kilka zasad, które wskazują na poprawne oznakowanie paczki etykietą kurierską:

list przewozowy powinien być umieszczony na górnej części paczki, tak, aby kurier mógł szybko zeskanować kod kreskowy,
etykieta nie powinna być umieszczona na załamaniach i rogach paczki – zawsze na równej powierzchni,
dane przewozowe wydrukowane na zwykłym papierze należy zabezpieczyć przed zniszczeniem, np. wykorzystując specjalne przylgi i kangurki kurierskie RAJA,
jakość wydruku powinna być na tyle dobra, aby umożliwić skanowanie etykiety skanerem.

Nigdy nie można zapominać o poprawnym przyklejeniu dokumentu. Taśmy, folia stretch czy nawet inne etykiety do znakowania paczek nie powinny nachodzić na powierzchnię listu przewozowego. W przeciwnym razie kurier może mieć problem z zeskanowaniem przesyłki, a tym samym nie odbierze jej od nadawcy.

W trakcie przygotowywania przesyłek do wysyłki warto też wykorzystać profesjonalne maszyny, urządzenia i narzędzia do pakowania. Wpis blogowy na ten temat objaśnia zasadę działania poszczególnych sprzętów, a także opłacalność ich wdrożenia w firmie.

Drukowanie etykiet kurierskich – jaką drukarkę wybrać?

Dobrze dobrana drukarka do etykiet kurierskich to podstawa, aby sprawnie generować i drukować listy przewozowe. Najpopularniejsze są drukarki termiczne. Wyróżniają się niskimi kosztami eksploatacji oraz doskonałą szybkością działania. W wielu firmach zakup profesjonalnej drukarki do etykiet kurierskich przekłada się na czas potrzebny do nadania przesyłki, a tym samym na zyski przedsiębiorstwa.

Drukarki atramentowe lub laserowe sprawdzą się w firmach wysyłających maksymalnie kilka/kilkanaście zamówień dziennie. Jeśli biznes e-commerce jest mocno rozwinięty, a logistyka przetwarza dziennie setki zamówień – kilka drukarek termicznych na magazynie będzie niezbędne.