Jak zabezpieczyć dokumenty do wysyłki?

Przesyłki kurierskie to nie tylko paczki, ale i listy w różnorakich rozmiarach, w których wysyła się dokumenty. Choć istnieją dokumenty, których nie można wysłać za pośrednictwem kuriera czy poczty, większość z nich (ogólna pula) da się bezproblemowo przesłać. Ważny jest zakup odpowiednich kopert i ewentualnych zabezpieczeń. W jaki sposób należy zabezpieczyć dokumenty do wysyłki?

Jak zabezpieczyć dokumenty w transporcie?

Poprawne zabezpieczenie dokumentów do wysyłki to ważna sprawa. Należy zapakować je do trwałej koperty, która będzie stanowić idealną ochronę przed wilgocią, uszkodzeniami mechanicznymi, otwarciem osób postronnych. Przykładem jest foliowa koperta typu LDPE, która dodatkowo ochroni przewożone dokumenty przed pogięciem. Można ewentualnie zainwestować w kopertę z folią bąbelkową (wyściełającą wnętrze). Jeśli koniecznie zależy Ci na kopercie papierowej (najlepiej z grubego papieru), koniecznie zapakuj papiery w folię.

To jednak nie wszystko. Kwestia tego, jak zabezpieczyć dokumenty w transporcie, jest bardziej złożona. Warto uprzednio – przed spakowaniem – włożyć dokumenty w foliową koszulkę lub sztywną teczkę. W połączeniu z wytrzymałą i trwałą kopertą można oczekiwać bezpiecznej wysyłki. Nie powinno wkładać się ważnych papierów bezpośrednio do koperty (szczególnie papierowej). Istnieje opcja, że – na skutek kontaktu z wilgocią, deszczem – dokumenty ulegną szybko zniszczeniu (np. zmiękną, rozpuści się tusz).

Ciekawą opcją jest wykupienie specjalnych etykiet ostrzegawczych, informujących o tym, że w środku paczki czy listu znajdują się ważne dokumenty. Widząc symbol „Dokumenty w środku”, kurier będzie wiedział, jak obchodzić się z daną przesyłką, gdzie ją umieścić.

Musisz pamiętać, że przewoźnicy nie odpowiadają za ewentualne uszkodzenia listu, jakie powstały w wyniku nieprawidłowego zabezpieczenia przesyłki. Jeśli dokumenty są wyjątkowo ważne, warto wykupić dodatkowo ubezpieczenie – w razie uszkodzenia transportowanych papierów można liczyć na wysokie odszkodowanie, rekompensujące stratę. Wiele nadawców decyduje się także wykupić opcję ekspresowej dostawy, dzięki której można liczyć na szybkie i sprawne dostarczenie listu.

Jak wysłać dokumenty? Najlepsze koperty do wysyłki dokumentów

Pakowanie ważnych dokumentów w zwykłe, papierowe dokumenty to ryzyko. Istnieje możliwość zniszczenia ich wnętrza (np. na skutek uszkodzeń mechanicznych, wilgoci), a także odkrycia zawartości (wystarczy delikatnie otworzyć kopertę, a następnie sprytnie ją skleić).

Przewoźnicy i większość nadawców jest zgodna – najlepszą kopertą do wysyłki dokumentów jest koperta LDPE. Została ona wyprodukowana z mocnej, trójwarstwowej folii LDPE, cechującej się odpornością na niesprzyjające warunki atmosferyczne. Ponadto taki typ koperty ma boczny nadruk na zgrzewie, stanowiący bardzo dobre zabezpieczenie przed niepostronnymi – widoczne będą na nim wszelkie próby nieprawidłowego otwarcia. Wymieniona koperta wchodzi w skład tzw. kopert kurierskich. Inne typy opakowań to koperty bąbelkowe, foliowe, kartonowe, firmowe, przezroczyste, a także tuby kartonowe. Sprawdź tutaj, gdzie kupić koperty kurierskie.

Innym typem kopert na dokumenty są koperty powietrzne, często wykorzystywane w branży e-commerce. Zostały one stworzone z myślą o przesyłaniu kruchych i delikatnych materiałów (jak papiery). Są wyściełanie folią bąbelkową, mają wodoodporną torbę.

Nie zapominaj także o tradycyjnych kopertach firmowych (biurowych). Owe opakowanie idealnie nadają się do wysyłki dokumentów. Warto, żebyś znał podstawowe zasady, jak adresować koperty firmowe. Przy wysyłce listów ważna jest nie tylko zabezpieczona zawartość, ale i poprawne zaadresowanie.

Koperty w RAJA – szeroki wybór, różne przeznaczenie

Koperty kurierskie da się bezproblemowo zamówić przez internet. Ekspresowa dostawa hurtowych ilości produktów to marzenie każdego pracownika biura. Nie trzeba się udawać na pocztę i kupować pojedyncze koperty – wystarczy wykonać kilka kliknięć. W RAJA znajduje się wiele rodzajów kopert kurierskich. Najważniejsze z nich to koperty foliowe, przezroczyste koperty, tuby kartonowe i – oczywiście – najpopularniejsze koperty bąbelkowe. Na każdym z wymienionych opakowań można bezproblemowo umieścić listy przewozowe, faktury sprzedażowe, dokumenty dla kuriera.

Jak dodatkowo zabezpieczyć dokumenty do wysyłki?

Zastanawiasz się, jak bezpiecznie pakować przesyłki i listy? Zainwestuj w niepozorne dodatki. Akcesoriami, które przydają się przy wysyłce ważnych dokumentów, są wszelkie taśmy zabezpieczające, kleje w sztyfcie. Te drugie dają gwarancję trwałego, dodatkowego zabezpieczenia koperty. Ponadto nie zaburzają ogólnej estetyki przesyłki (są transparentne).

Czasami wykorzystuje się także taśmę pakową o wyjątkowo mocnej sile klejenia, odporności na skrajne temperatury. Choć taki produkt jest zazwyczaj wykorzystywany przy zabezpieczaniu i pakowaniu większych paczek, sprawdzi się także przy zaklejaniu listów. Wiele taśm pakowych jest przezroczystych – ich obecność na przesyłce będzie niemal niezauważalna.

Wszystkie wymienione produkty stanowią doskonałe zwieńczenie pytania, jak zabezpieczyć dokumenty w transporcie.

Czy wszystkie dokumenty można wysłać kurierem?

Istnieją typy dokumentów, których nie można przewozić kurierem – wszystkie firmy kurierskie zobowiązały się do tego. To tzw. przedmioty zabronione w transporcie. Wysyłce nie podlegają zatem:

• papiery wartościowe,
• dokumenty potwierdzające tożsamość,
• dokumenty przetargowe, księgowe i handlowe,
• środki płatnicze (m.in. bony towarowe, czeki, gotówka, obligacje, weksle, znaczki skarbowe, winiety, akcje).

Lista dokumentów zabronionych w przesyłce a firmy kurierskie

W poprzednim punkcie lista zakazanych dokumentów w wysyłce została podana ogólnie. Warto mieć na uwadze, że każda firma kurierska określa konkretne warunki. Jak wysłać dokumenty u poszczególnych przewoźników?

U najpopularniejszych przewoźników (UPS, DPS, Poczta Polska) lista zakazanych towarów w przesyłce jest identyczna. Chodzi zatem o dokumenty przetargowe, książeczki oszczędnościowe, dowody tożsamości, wypowiedzenia umów, oferty handlowe, przedpłacone karty (pre-paid), papiery wartościowe.

W firmie kurierskiej FedEx zakazana jest wysyłka głównie certyfikatów i zbywalnych papierów wartościowych. W InPost kategorycznie nie wolno przesyłać papierów wartościowych i innych dokumentów o charakterze płatniczym. W GLS Poland lista zakazanych towarów to dokumenty płatnicze, czeki, karty płatnicze lub kredytowe, papiery wartościowe, dokumenty przetargowe, oferty handlowe, dokumenty księgowe, druki akcyzy.

Jeśli chodzi o pozostałe dokumenty, które nie podlegają ograniczeniom w transporcie (nie znajdują się na liście towarów zakazanych w wysyłce) – mogą być bezproblemowo wysyłane pocztą lub kurierem.

Dlaczego firmy kurierskie nie chcą podejmować się wysyłki wrażliwych dokumentów?

Kurierzy wolą unikać przewozu wyjątkowo wrażliwych dokumentów z powodu braku stuprocentowej gwarancji, że cała przesyłka dotrze do adresata w całości. Jeżeli w liście znajduje się dokumenty wykluczone z transportu, firma kurierska raczej nie weźmie na siebie odpowiedzialności za ewentualne straty. Warto mieć tego świadomość, zanim zaczniesz zastanawiać się, jak wysłać dokumenty wartościowe, poufne.

Zdarza się, że ważne dokumenty muszą zostać dostarczone na konkretną godzinę. Terminowość dostarczenia przesyłek to jednak wartość względna. Czasem sytuacje dnia codziennego, trudności na drodze, wypadki losowe powodują, że przesyłka nie dotrze do adresata w określonym czasie. W większości firm kurierskich istnieje możliwość reklamacji nieterminowości dostarczenia przesyłki (w związku z tym można się ubiegać o zwrot kosztów). Wiele jednak zależy od zawartości. Jeśli w liście znajdowały się ważne dokumenty terminowe, ewentualna rekompensata może nie być na tyle wysoka, by pokryć straty u odbiorcy i nadawcy. Można powiedzieć, że szkoda będzie wprost nieproporcjonalna w stosunku do kwoty, jaką można otrzymać podczas pomyślnie rozpatrzonej reklamacji.