Jak zarządzać zapasami w e-commerce?

Brak dostępności towaru lub zbyt długi okres oczekiwania na przesyłkę to jedne z najczęstszych powodów, które sprawiają, że sklepy online tracą klientów. Można temu zapobiec, dbając o odpowiednie zarządzanie zapasami. Nie jest to jednak proste i wymaga kontrolowania wielu działań jednocześnie. Jak to zrobić?

Dlaczego zapasy w e-commerce są ważne?

Zarządzanie zapasami to kluczowy aspekt prowadzenia biznesu w sieci. Konsumenci są niecierpliwi i chcą dostać, to czego szukają tu i teraz. Jeśli towar w Twoim sklepie zostanie wyczerpany, to raczej mała szansa, że dany klient zechce poczekać na jego uzupełnienie.

Jeśli nie będzie on dostępny w innych sklepach, to możliwe, że zapisze się na listę oczekujących. Co, jednak kiedy Twoja konkurencja ma na stanie ten produkt? Łatwo można się domyślić. Ty tracisz wówczas klienta, konkurencja go zyskuje.

Biznes e-commerce bywa trudny i podatny na różne czynniki. Nie zawsze masz wpływ na każdy z nich. Zarządzanie zapasami jest jednak procesem, nad którym trzeba pracować. Do czego właściwie się sprowadza?

Na zarządzanie zapasami w e-commerce składa się:

• kontrolowanie zapasów,
• przechowywanie towaru,
• realizacja zamówień.

Wszystko po to, aby zapewnić płynne działanie biznesowe. Jednocześnie na względzie trzeba mieć optymalizację kosztów i maksymalizację przychodów. Wynajem hal czy magazynów przecież kosztuje. Im większa powierzchnia, tym droższa. Podobnie jest z inwestycją w opakowania wysyłkowe czy cenami przesyłek. Te można jednak zmniejszyć. Jak? Przeczytasz o tym w artykule: Koszty wysyłki w e-commerce – jak oszczędzać dzięki odpowiednim opakowaniom.

Od czego zacząć?

Przede wszystkim określ minimalny wymagany stan magazynowy produktu (MSL). Jest to stan poniżej, którego Twój asortyment nie powinien nigdy schodzić. Oznacza to więc, że jeśli liczba towaru spada do pewnego poziomu, to konieczne jest złożenie kolejnego zamówienia.

Jak ustalić minimalny stan magazynowy? Może rodzić to pewne trudności, ponieważ liczba ta nie jest stała. Należy kontrolować ilość sprzedaży, ale i monitorować prognozy popytu dla danego produktu. Dla przykładu, w okresie świątecznym warto wyposażyć się w większe ilości produktów.

Strategie zarządzania zapasami w e-commerce

Firmy, które chcą sprostać zmieniającym się wymaganiom klientów, a tym samym zachować konkurencyjność na rynku online, muszą wdrożyć sprawdzone strategie zarządzania zapasami. Nie ma jednej, dobrej drogi.

Większe sklepy mogą też zainwestować w automaty pakujące przyspieszające pracę. O tym, jakie zalety niesie to rozwiązanie, możesz przeczytać w artykule: Maszyny, urządzenia i narzędzia do pakowania dla e-commerce.

Zarządzania zapasami na bieżąco

Ta strategia nazywana jest też zarządzaniem zapasami na czas. Na czym polega? Sprowadza się do zamawiania produktów dopiero w momencie, gdy są one potrzebne. Dzięki takiemu podejście można ograniczyć koszty przechowywania produktów, ale i starzenie się towarów. Zdarza się bowiem, że przedsiębiorcy zamawiają za dużo sztuk produktu, a ten z czasem przestaje być pożądany. Wówczas zalega na magazynie i generuje koszty.

Zarządzania zapasami na bieżąco wymaga stałej komunikacji z dostawcami i umiejętności prognozowania popytu.

Prognozowanie popytu

Ta strategia to tylko część tej opisanej powyżej. Sprowadza się do dokonywania umiejętnych szacunków i kalkulacji na podstawie danych zastanych. Niezbędna będzie w tym przypadku także znajomość rynku oraz branży. Prognozowanie popytu pozwala zmniejszyć ryzyko wyczerpania zapasów. Istnieje jednak ryzyko nadmiernego stanu magazynowego.

Dropshipping

Model dropshippingu stał się popularny w e-commerce, ponieważ pozwala zminimalizować koszty związane z logistyką. W tym przypadku sklep nie posiada własnych magazynów. Współpracuje z dostawcami, którzy realizują jego zamówienia w imieniu sklepu. Produkt jest więc zamawiany dopiero po złożeniu zamówienia przez klienta, ale wysyłany zostaje bezpośrednio z magazynu. Dropshipping upraszcza zarządzanie zapasami i zwłaszcza dla mniejszych e-sklepów jest dobrym rozwiązaniem.

Zarządzanie zapasami w e-commerce, a priorytetyzacja

Zarządzanie zapasami w e-commerce stanie się o wiele prostsze, gdy pogrupujesz towary wg. ich popularności. W tym celu warto wykorzystać technikę ABC.

• A – produkty bestsellerowe, które generują największy zysk,
• B – produkty mniej popularne, ale drogie i opłacalne w sprzedaży,
• C – produkty pozostałe stanowiące największą część zapasów.

Najwięcej uwagi poświęcić trzeba oczywiście produktom z grupy A i to ich stan należy na bieżąco monitorować i poddawać audytom.

Warto także przygotować plan awaryjny. Co się stanie, gdy danego towaru zabraknie i nie będzie szybkiej możliwości jego zamówienia? Takie sytuacje warto rozważyć i rozpisać instrukcję działania zawczasu.

Pomocna będzie również synchronizacja oferty sklepu internetowego ze stanem magazynowym. Aby pracownicy mogli przygotować zamówienia do wysyłki, zaraz po dokonaniu zakupu przez klienta, dobrze jest postawić na współpracę magazynu z platformami sprzedażowymi, np. PrestaShop.