Zamknięcie roku i archiwizacja dokumentów – o czym warto pamiętać?

Koniec roku kalendarzowego to także koniec roku obrotowego, który wiąże się z koniecznością dokonania archiwizacji dokumentów księgowych. Jak prawidłowo archiwizować dokumenty, o czym pamiętać, jakich pudełek do przechowywania dokumentów używać?

Zamknięcie roku obrotowego to czas na dokonanie archiwacji dokumentów księgowych. Wszystkie przedsiębiorstwa, nie tylko publiczne, ale także prywatne mają obowiązek archiwizacji dokumentów powstałych podczas prowadzenia działalności gospodarczej (nie tylko księgowych, również pracowniczych). Czas, w których trzeba je przechowywać określają konkretne przepisy. Aby prawidłowo archiwizować dokumentację firmową, należy zapoznać się z tematem i sprawdzić jakie pojemniki/opakowania najlepiej do tego celu wykorzystać. Najlepszym rozwiązaniem są oczywiście specjalne pudła do archiwizacji, które w swoim sklepie oferuje firma RAJA.

Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Archiwizowanie dokumentów to zbieranie dokumentacji firmowej, jej klasyfikowanie i zabezpieczanie w celu przechowywania przez wskazany w przepisach czas. Dokumenty dzieli się na 2 kategorie: A (materiały archiwalne) oraz B (materiały niearchiwalne). Te pierwsze muszą być przechowywane wieczyście (np. księgi stanu cywilnego, akta sądowe, rejestry publiczne, mapy i plany, dokumentacja techniczna). Z kolei dokumentacja niearchiwalna po upływie określonego czasu może zostać zniszczona. Dokumenty oznaczone literą B i liczbą mogą zostać zniszczone po upływie roku, który jest wpisany obok litery B. Dokumenty oznaczone jako BC (o krótkotrwałym znaczeniu) mogą być zniszczone lub przekazane na makulaturę po ich wykorzystaniu. Kategoria BE z liczbą – po upływie określonego czasu może zostać uznana za archiwalną.

Archiwizacja dokumentów księgowych

Nie wszystkie dokumenty księgowe wymagają archiwizacji. Firmy muszą przechowywać następujące: podatkowe księgi przychodów i rozchodów, rejestry VAT sprzedaży i zakupów, deklaracje podatkowe, ewidencje sprzedaży, dowody księgowe, roczne zeznania podatkowe, dokumenty inwentaryzacyjne.

Ile czasu trzeba przechowywać dokumenty?

Czas przechowywania dokumentacji  jest zależny od jej rodzaju – określają go przepisy. Dokumenty pracownicze przechowuje się przez 50 lat od daty ustania stosunku pracy lub przejścia pracownika na emeryturę (zgodnie z ustawą o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych). Dotyczy to tylko dokumentów poświadczających okres zatrudnienia i pobieranego wynagrodzenia. Z kolei dokumentacja księgowa musi być przechowywana 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (zgodnie z ordynacją podatkową).

Jak dokonać archiwizacji dokumentów w firmie?

Najpierw należy dokumenty przyporządkować do poszczególnych kategorii opisanych wyżej. Trzeba je posegregować chronologicznie i najlepiej włożyć do koszulek, by zabezpieczyć je dodatkowo przed zniszczeniem. Jeśli mamy do czynienia z dokumentami takimi jak paragony, które dość szybko blakną i stają się nieczytelne, trzeba je skserować lub zeskanować. Dokumenty w koszulkach warto umieścić w segregatorach, a te w pudełkach do przechowywania dokumentów. Segregatory oraz pudła należy opisać. Kolejny krok to sporządzenie wykazu dokumentów, dzięki czemu w razie potrzeby będzie możliwość ich szybkiego znalezienia – w firmie to dowolny spis, natomiast w jednostkach administracji publicznej tzw. jednolity rzeczowy wykaz akt.

Dokumenty z kategorii B (niearchiwalne) podlegają brakowaniu, czyli zniszczeniu po upływie czasu, w którym trzeba je przechowywać. Do tego celu warto wyposażyć firmę w profesjonalną niszczarkę.

Pudełka do przechowywania dokumentów

Kartony do archiwizacji dokumentów powinny być wykonane z wytrzymałej 3-warstowej tektury – muszą być solidne, by służyły przez wymagany przepisami czas, w którym należy przechowywać dokumentację. Powinny być wyposażone w miejsce do opisania, by łatwo można było zidentyfikować zawartość. Dobrze, jeśli są odporne na wilgoć, kurz i zabrudzenia.

RAJA oferuje szeroki wybór kartonów przeznaczonych do archiwizacji dokumentów, tj.:

• kartony formatu A5 i A6
• kartony eko formatu A4 z regulowaną wysokością
• kartony teleskopowe formatu A5, A6 i A7
• kartony teleskopowe formatu A4/A4+
• kartony formatu A3 z regulowaną wysokością
• kartony teleskopowe formatu A3
• kartony pocztowe płaskie formatu A3
• standardowe kartony formatu A4
• kartony formatu A3/A3+
• kartony formatu A3 z regulowaną wysokością
• kartony formatu A5/A6 z regulowaną wysokością.